Reglas de Procedimiento del Consejo de Administración/Guía

Guía del Presidente de la Sesión

El presidente de la sesión es responsable de dirigir las reuniones del Consejo de Administración de manera ordenada y eficiente, asegurando el cumplimiento de las reglas de procedimiento. A continuación, se detallan sus funciones, flujos clave y consejos para una conducción efectiva.

Funciones Generales

• Dirigir la reunión: Asegurar que se siga el orden del día.
• Conceder la palabra: Controlar las intervenciones y respetar los tiempos establecidos.
• Mantener el orden: Resolver disputas y garantizar el cumplimiento de las reglas.
• Validar el quórum: Confirmar que se cumple el número mínimo de miembros para tomar decisiones.
• Voto de calidad: Desempatar en caso de empate durante una votación.

Flujos Clave

Aprobación de una Moción

1. Un miembro propone una moción. Por ejemplo: "Propongo que se apruebe el presupuesto para el próximo trimestre".
2. El presidente concede la palabra para el debate, respetando el límite de dos minutos por intervención.
3. El presidente pregunta: "¿Está listo el Consejo para votar sobre la moción?".
4. Se procede a la votación: "A favor, en contra o abstención".
5. El presidente anuncia el resultado: "La moción ha sido aprobada" o "La moción ha sido rechazada".
6. Se instruye al Secretario para registrar la moción y su resultado en el acta.

Veto de una Moción

1. Un votante titular ejerce su derecho a veto. Por ejemplo: "Veto esta moción porque...".
2. El presidente anuncia: "La moción ha sido vetada por [nombre del miembro]".
3. El presidente recuerda al miembro que debe presentar una justificación escrita dentro de las 48 horas.
4. Si otro miembro solicita anular el veto, se debate y vota. El presidente anuncia: "El veto ha sido anulado" o "El veto se mantiene".

Pregunta Dirigida a un Asistente

1. Un miembro dirige una pregunta directamente a otro asistente. Por ejemplo: "¿Qué opinas sobre este tema, [nombre del asistente]?".
2. El presidente interviene: "Recordemos que todas las preguntas deben dirigirse al presidente".
3. El presidente solicita que el miembro reformule la pregunta.
4. Si es relevante, el presidente concede la palabra al asistente.

Punto de Orden

1. Un miembro solicita un punto de orden. Por ejemplo: "Solicito un punto de orden porque se ha excedido el tiempo de intervención".
2. El presidente resuelve de inmediato: "El punto de orden es válido. Se procederá a respetar el límite de dos minutos".
3. Si el miembro apela la decisión, el presidente somete la apelación a votación.

Moción para Posponer

1. Un miembro propone: "Propongo posponer este tema para la próxima sesión".
2. El presidente verifica si hay un segundo: "¿Hay alguien que secunde esta moción?".
3. Si se secunda, se somete a votación. El presidente anuncia: "La moción ha sido aprobada" o "La moción ha sido rechazada".

Levantar una Cuestión de Privilegio

1. Un miembro solicita: "Levanto una cuestión de privilegio porque no se escucha bien la discusión".
2. El presidente resuelve de inmediato: "Se suspende la discusión actual para resolver este problema técnico".
3. Una vez resuelto, el presidente retoma la discusión: "Continuamos con el tema en cuestión".

Consejos para el Presidente

• Mantener la neutralidad: No tomar partido en los debates, excepto en caso de empate.
• Ser firme pero respetuoso: Asegurar que se respeten las reglas sin generar tensiones innecesarias.
• Facilitar la participación: Garantizar que todos los miembros tengan la oportunidad de expresarse.
• Manejar el tiempo: Asegurar que la sesión no exceda la duración máxima de una hora, a menos que se apruebe una extensión.

Ejemplo de Flujo de una Sesión

1. Validar el quórum: Confirmar que hay suficientes miembros presentes.
2. Aprobar el orden del día: Preguntar si hay temas adicionales para incluir.
3. Debatir y votar mociones: Dirigir cada moción siguiendo los flujos clave.
4. Cerrar la sesión: Resumir las decisiones tomadas y anunciar la fecha de la próxima reunión.
5. Elaborar el acta: Instruir al Secretario para redactar el acta y las resoluciones.

Guía del Secretario del Consejo de Administración

El Secretario desempeña un papel crucial en las sesiones del Consejo de Administración, siendo responsable de documentar las decisiones, gestionar la agenda y asegurar que se cumplan los procedimientos establecidos. A continuación, se detallan sus funciones, responsabilidades y flujos de trabajo clave.

Funciones Generales

• Redactar el acta: Documentar de manera precisa y detallada lo ocurrido en cada sesión.
• Preparar la agenda: Colaborar con el Coordinador General para elaborar el orden del día.
• Gestionar la documentación: Organizar y archivar actas, resoluciones y otros documentos oficiales.
• Notificar a los miembros: Enviar convocatorias y agendas con al menos 48 horas de antelación.
• Asistir al presidente: Apoyar al presidente de la sesión en la aplicación de las reglas de procedimiento.

Responsabilidades Clave

Preparación de la Agenda

1. Colaborar con el Coordinador General para elaborar el orden del día.
2. Incluir temas propuestos por los miembros del Consejo y asesores.
3. Distribuir la agenda a todos los miembros con al menos 48 horas de antelación.

Durante la Sesión

1. Tomar notas detalladas de los temas discutidos, intervenciones y decisiones.
2. Registrar los resultados de las votaciones, incluyendo votos a favor, en contra y abstenciones.
3. Documentar justificaciones de vetos, si los hubo.
4. Asistir al presidente en la validación del quórum y en la aplicación de las reglas.

Redacción del Acta

1. Incluir la siguiente información en el acta:

  * Fecha, hora y lugar de la sesión.
  * Lista de asistentes y ausentes.
  * Resumen de los temas discutidos.
  * Resultados de las votaciones y decisiones tomadas.
  * Justificaciones de vetos, si los hubo.

1. Asegurar que el acta sea clara, concisa y precisa.

Notificaciones y Documentación

1. Enviar convocatorias y agendas a los miembros con al menos 48 horas de antelación.
2. Archivar actas y resoluciones de manera organizada y accesible.
3. Proporcionar copias del acta y otros documentos a los miembros cuando sea necesario.

Flujos de Trabajo Clave

Preparación de la Sesión

1. Colaborar con el Coordinador General para elaborar la agenda. 2. Enviar la agenda y la convocatoria a los miembros con al menos 48 horas de antelación. 3. Preparar materiales necesarios, como actas anteriores, propuestas y documentos de referencia.

Durante la Sesión

1. Tomar notas detalladas de las discusiones y decisiones. 2. Registrar los resultados de las votaciones y justificaciones de vetos. 3. Asistir al presidente en la aplicación de las reglas de procedimiento.

Después de la Sesión

1. Redactar el acta con la información recopilada. 2. Enviar el acta a los miembros para su revisión antes de la próxima sesión. 3. Archivar el acta y otros documentos de manera organizada.

Consejos para el Secretario

• Ser preciso: Asegurar que las actas reflejen fielmente lo ocurrido en la sesión.
• Ser organizado: Mantener un sistema de archivo claro y accesible.
• Ser puntual: Enviar convocatorias y agendas con al menos 48 horas de antelación.
• Ser discreto: Manejar información confidencial con responsabilidad.

Ejemplo de Estructura del Acta

1. Fecha, hora y lugar: Indicar cuándo y dónde se realizó la sesión.
2. Asistentes y ausentes: Listar los miembros presentes y ausentes.
3. Orden del día: Resumir los temas discutidos.
4. Decisiones y votaciones: Detallar los resultados de las votaciones y decisiones tomadas.
5. Justificaciones de vetos: Incluir las justificaciones escritas de los vetos, si los hubo.

Véase también

• Reglas de Procedimiento del Consejo de Administración
• Robert's Rules of Order