Las presentes normas de procedimiento establecen la forma en que el Consejo de Administración debe llevar a cabo sus reuniones ordinarias bimensuales, así como las reuniones extraordinarias.
Reuniones
- El Consejo se reunirá seis veces al año, incluyendo sesiones especiales convocadas por el Coordinador General o el Secretario. Todos los miembros deben asistir, a menos que informen al Coordinador o al Secretario con al menos 24 horas de antelación. Las sesiones serán presenciales, virtuales o híbridas, utilizando cualquier medio que permita la participación activa de los miembros.
- El Coordinador General o el Secretario deberán llevar a cabo las siguientes acciones:
- Verificar la existencia del quórum necesario para la celebración de la sesión, lo que implica contar con la presencia del 60% de los miembros votantes del Consejo de Administración.
- Designar al presidente de la sesión, quien será el Coordinador General, o en su ausencia, el Secretario. En el caso de que haya quórum, pero ni el Coordinador General ni el Secretario estén presentes, cualquier asistente de la reunión podrá asumir la presidencia de la sesión.
- En ausencia de quórum, los miembros votantes presentes únicamente podrán realizar acciones de procedimiento, las cuales se describirán más adelante.
Orden estándar de la reunión
- El secretario procederá a la lectura del acta de la reunión anterior para su aprobación por parte del Consejo de Administración.
- Los miembros del Consejo de Administración, del Comité Ejecutivo o de cualquier comité permanente o especial deberán presentar un informe sobre los deberes asumidos.
- Los asuntos pendientes de reuniones anteriores de carácter especial podrán ser discutidos por el Consejo de Administración, teniendo prioridad sobre cualquier otro tema pendiente o general.
- Los asuntos pendientes de reuniones anteriores o temas generales se abordarán en el mismo orden en que fueron planteados en la reunión anterior.
- Los "asuntos nuevos" serán el centro de la discusión y las decisiones durante la reunión. En caso de que el Consejo de Administración no disponga de una agenda o un orden del día definido, todos los temas tratados se considerarán "asuntos nuevos".
Procedimiento para la Tramitación de Mociones
El procedimiento para la tramitación de mociones generalmente involucra los siguientes pasos, según la naturaleza de la moción:
- Un asistente solicita la palabra.
- El presidente de la sesión reconoce al asistente y le otorga el derecho de palabra.
- Si el asistente no es miembro o asesor del Consejo de Administración o parte del Comité Ejecutivo, un miembro o asesor del Consejo de Administración puede solicitar el privilegio de oponerse a la concesión del derecho de palabra.
- El asistente, una vez reconocido, propone la moción.
- Si el asistente no es miembro del Consejo de Administración, es necesario que otro miembro del Consejo respalde la moción.
- El presidente presenta la moción ante los asistentes.
- Los asistentes participan en el debate sobre la moción.
- El presidente somete la moción a votación entre los miembros votantes del Consejo de Administración
- Finalmente, el presidente anuncia los resultados de la votación y el destino de la moción.