Estas reglas de procedimiento se basan en las Robert's Rules of Order Newly Revised (12ª edición) y tienen como objetivo garantizar el funcionamiento ordenado, eficiente y transparente del Consejo de Administración.
Tipos de sesiones
El Consejo de Administración podrá celebrar cuatro tipos de sesiones, cada una con reglas específicas de participación:
- Sesión abierta:
- Todos los asistentes que no sean miembros del Comité Ejecutivo o miembros y asesores del Consejo pueden participar.
- Los asistentes externos podrán intervenir en debates con autorización del presidente de la sesión, pero no tendrán derecho a voto.
- Las intervenciones de los asistentes externos estarán limitadas a un máximo de dos minutos por persona.
- Sesión cerrada:
- Solo los invitados expresamente aprobados por el Coordinador General y ratificados por el Consejo podrán participar.
- Los invitados podrán intervenir en debates con autorización del presidente de la sesión, pero no tendrán derecho a voto.
- Sesión administrativa:
- Podrán participar los miembros del Consejo de Administración y del Comité Ejecutivo.
- Los asesores podrán asistir si son convocados expresamente por el Coordinador General.
- Sesión ejecutiva:
- Solo podrán participar los miembros del Consejo de Administración y del Comité Ejecutivo.
- No se permitirá la asistencia de asesores, invitados o personas ajenas al Consejo.
Convocatoria y quórum
- Sesiones ordinarias y extraordinarias:
- El Consejo de Administración podrá sesionar de forma ordinaria o extraordinaria en cualquier día a partir del 10 de enero y hasta el 10 de diciembre de cada año.
- A partir del 10 de diciembre, el Consejo entrará en receso, y el Coordinador General, si cuenta con la potestad de decisión aprobada, podrá tomar acciones durante este período.
- Validación del quórum:
- Antes de iniciar la sesión, el Coordinador General o, en su ausencia, el Secretario, deberán validar la existencia de quórum.
- A partir de ese momento, el Coordinador General o el Secretario actuarán como presidente de la sesión.
- Quórum:
- Para que las decisiones sean vinculantes, se requerirá uno de los siguientes escenarios:
- a) La presencia de al menos tres miembros del Consejo, o
- b) La presencia de al menos dos miembros del Consejo, un asesor y el Coordinador General o el Secretario.
- Notificación:
- La agenda y la notificación de la sesión deberán enviarse a todos los miembros con al menos 48 horas de antelación.
Orden del día (agenda)
El orden del día será preparado por el Secretario en coordinación con el Coordinador General y distribuido con al menos 48 horas de antelación a la reunión.
Los miembros del Consejo y los asesores podrán proponer temas adicionales antes de la aprobación del orden del día al inicio de la reunión.
Las propuestas de modificación del reglamento de procedimiento podrán incluirse como tema en la agenda del día.
Desarrollo de la sesión
- Presidencia de la sesión:
- El Coordinador General o, en su ausencia, el Secretario, actuarán como presidente de la sesión.
- El presidente de la sesión será responsable de dirigir la reunión, conceder la palabra y mantener el orden.
- Intervenciones:
- Todos los asistentes deberán dirigirse al presidente de la sesión para solicitar la palabra o hacer uso de la voz.
- Cada intervención estará limitada a un máximo de dos minutos, a menos que el Consejo apruebe una extensión por mayoría simple.
- Punto de orden
- Cualquier miembro del Consejo podrá solicitar un punto de orden si considera que se están violando las reglas de procedimiento.
- El presidente de la sesión resolverá el punto de orden de inmediato, y su decisión podrá ser apelada por mayoría simple de los miembros presentes.
- Duración de la sesión:
- Las sesiones del Consejo no deberán durar más de una hora, a menos que el Consejo apruebe una extensión por mayoría simple.
Votación y veto
- Toma de decisiones:
- Las decisiones del Consejo de Administración solo podrán ser tomadas por el voto afirmativo de los miembros del Consejo presentes en la sesión.
- Los asesores del Consejo y miembros del Comité Ejecutivo que no sean miembros del Consejo solo podrán aprobar o abstenerse, sin derecho a veto.
- Opciones de voto:
- Cada miembro del Consejo tiene tres opciones al votar:
- a) Apoyar la moción: Voto a favor de la propuesta.
- b) Rechazar la moción (veto): Voto en contra de la propuesta, el cual debe estar justificado de manera clara y razonada.
- c) Abstenerse: No apoyar ni rechazar la moción, lo que no contará como voto a favor ni en contra.
- Efecto del veto:
- Si un miembro del Consejo ejerce su derecho a veto, la moción quedará automáticamente anulada.
- El miembro que ejerza el veto deberá presentar una justificación escrita dentro de las 48 horas posteriores a la sesión, la cual será incluida en el acta de la reunión.
- Anulación del veto:
- El veto podrá ser anulado durante la misma sesión o en la siguiente sesión.
- Cualquier asistente (miembro del Consejo, asesor o miembro del Comité Ejecutivo) podrá solicitar al presidente de la sesión una moción para anular el veto. Esta moción deberá ser secundada por al menos otro asistente.
- La moción para anular el veto será debatida y sometida a votación. Para su aprobación, se requerirá mayoría simple de los miembros del Consejo presentes con derecho a voto.
- Durante este procedimiento, no se podrá ejercer el veto.
- Empate
- En caso de empate en cualquier votación, el presidente de la sesión tendrá voto de calidad para desempatar.
Delegación de potestad ejecutiva al Coordinador General
- El Coordinador General podrá solicitar al Consejo de Administración, mediante una moción, la potestad para tomar decisiones ejecutivas en nombre del grupo mientras este no sesiona.
- La moción deberá ser aprobada por mayoría simple de los miembros del Consejo presentes. Si es aprobada, el Coordinador General podrá ejercer esta potestad hasta la próxima reunión ordinaria del Consejo.
- Cada vez que el Coordinador General utilice esta potestad, deberá notificarlo por escrito al Secretario y a todos los miembros del Consejo dentro de 72 horas.
- Si un miembro del Consejo está disconforme con una decisión tomada por el Coordinador General bajo esta potestad, podrá solicitar al Secretario la convocatoria de una sesión extraordinaria para revisar y, en su caso, anular la decisión. La sesión extraordinaria deberá celebrarse tan pronto exista consenso de un día apropiado.
- Si la moción para delegar potestad ejecutiva al Coordinador General no es aprobada, este no podrá volver a solicitarla por el resto del año.
Designación de asesores y elección de cargos
Designación de asesores
Los miembros del Consejo tienen la potestad exclusiva de nombrar a los asesores.
El proceso de designación de asesores solo podrá llevarse a cabo durante la primera sesión bimensual del año, a menos que uno o ambos asesores hayan renunciado o cesado en sus funciones. En tal caso, se deberá designar a sus sucesores en la siguiente sesión.
Los asesores designados entrarán en funciones a partir de la próxima sesión posterior a su nombramiento.
El mandato de los asesores será de tres años, renovable por tres años adicionales si el asesor lo desea y el Consejo lo aprueba por mayoría simple.
Recomendación y designación de cargos
- Coordinador General y Tesorero: El Consejo de Administración recomendará candidatos para los cargos de Coordinador General y Tesorero. La Asamblea será responsable de la elección final de estos cargos.
- Secretario: El Coordinador General, con el consentimiento del Consejo, nombrará al Secretario. El consentimiento del Consejo se obtendrá mediante votación y requerirá mayoría simple de los miembros presentes.
Proceso de designación
Todos los nombramientos y elecciones se realizarán de manera transparente y conforme a las reglas establecidas en este reglamento.
Duración y renovación de los miembros del Consejo
Los miembros del Consejo podrán permanecer en sus cargos por un período máximo de seis años.
Al finalizar el tercer año, se les consultará si desean continuar en sus funciones por los tres años restantes.
Si un miembro del Consejo completa su sexenio (seis años), se le consultará si desea continuar por dos años adicionales.
En ambos casos (renovación al tercer año o extensión al sexto año), la continuidad del miembro deberá ser ratificada por el Consejo mediante votación secreta y mayoría simple.
Asistencia obligatoria
Los miembros del Comité Ejecutivo, los miembros del Consejo de Administración y los asesores están obligados a asistir a todas las sesiones.
En caso de no poder asistir, deberán notificar al Coordinador General con al menos una hora de antelación al inicio de la sesión.
Modificación de las reglas
Estas reglas de procedimiento podrán ser modificadas por una mayoría de dos tercios de los miembros del Consejo presentes en una sesión ordinaria. Las propuestas de modificación deberán incluirse como tema en la agenda del día.
Glosario de términos
- Voto de calidad: Voto adicional que ejerce el presidente de la sesión para desempatar en caso de que haya un empate en una votación.
- Quórum: Número mínimo de miembros requeridos para que una sesión sea válida y pueda tomar decisiones vinculantes.
- Moción: Propuesta formal presentada por un miembro del Consejo para ser debatida y votada.
- Veto: Derecho de un miembro del Consejo a rechazar una moción, lo que anula automáticamente la propuesta. Debe estar justificado por escrito.
- Punto de orden: Solicitud de un miembro para que se respeten las reglas de procedimiento durante la sesión.
- Receso: Período durante el cual el Consejo no sesiona, generalmente desde el 10 de diciembre hasta el 10 de enero.
- Potestad ejecutiva: Facultad delegada al Coordinador General para tomar decisiones en nombre del Consejo cuando este no está en sesión.
- Mayoría simple: Más de la mitad de los votos emitidos por los miembros presentes con derecho a voto.
- Sesión ordinaria: Reunión programada regularmente, en este caso, seis veces al año.
- Sesión extraordinaria: Reunión convocada fuera del calendario regular, usualmente para tratar asuntos urgentes.