Este manual guía a los encargados de alianzas en cómo establecer un buen acuerdo de colaboración.
Preparación
Antes de hacer una alianza, es necesario saber de antemano en qué nos puede beneficiar hacer dicha alianza. Hacer alianzas por rellenar espacios siempre es una muy mala idea.
Una vez que tenemos la idea del beneficio de una potencial alianza, se busca al contacto. Es ideal hacer la conexión a través de correo electrónico para tener evidencia de la comunicación, pero otros medios son igualmente aceptables.
Reunión inicial
Cuando se hace el contacto con la futura alianza, una reunión inicial permite conocer las fortalezas y debilidades de la alianza en cuestión. Los acuerdos de colaboración son para nutrirse mutuamente, por tanto se espera que se unan las fortalezas de ambos para mitigar las debilidades de los dos.
Una lista de preguntas se provee como ejemplo:
- ¿Qué fortalezas y debilidades tiene la futura alianza?
- ¿Qué fortalezas y debilidades tiene Wikimedia Small Projects?
- ¿Qué espera la futura alianza de Wikimedia Small Projects?
- ¿Qué espera Wikimedia Small Projects de la futura alianza?
- ¿Cuántas actividades la futura alianza puede realizar anualmente en colaboración? (Recordando las actividades mínimas a realizar de manera conjunta)
- ¿Cuántas iniciativas entre comunidades puede hacer la futura alianza?
- Tiempo de respuesta entre solicitudes
- ¿Cuántas reuniones se puede realizar entre la futura alianza y Wikimedia Small Projects?
Todas esas preguntas facilitan ubicar la categoría ideal para la futura alianza.
Redacción del acuerdo
Una vez que las preguntas hayan sido satisfechas, es hora de redactar el acuerdo. Se proveen plantillas base a continuación.
Una vez redactadas se presentan a la futura alianza para permitirles hacer correcciones. Antes de seguir con la siguiente fase, ¡asegúrate que todos los cambios (sean triviales o no) estén hechos!
En el proceso de desarrollo del acuerdo se debe establecer el representante de las partes. Para WSP su representante es el encargado de las Alianzas Estratégica (Jean Pierre Oliveros). Una vez establecido los representantes, se aclara al aliado que la comunicación se procede formalmente por correo y entre las partes.
Revisión del acuerdo
Redactado y corregido el acuerdo de colaboración se presenta al Consejo de Administración para su revisión. Debido a que el Consejo se reúne seis veces al año en reuniones bimensuales, es recomendable preparar todo lo relacionado a la futura alianza antes de la sesión.
Es preferible que el que está presentando la futura alianza pueda asistir a la reunión para así aportar su experiencia y opiniones del valor estratégico de dicha alianza.
Firma del acuerdo
Una vez que se revisa el acuerdo y tiene la aprobación del Consejo de Administración solicita a través de Phabricator que se emita una solicitud de firma entre las partes. Un miembro del equipo de seguridad y confianza va a superproteger el texto del acuerdo de colaboración a fin de evitar cambios posteriores.
En este punto toca esperar a que las partes firmen el acuerdo. Puede tardar dependiendo del tiempo de respuesta.
Creación de la documentación
Firmado el acuerdo se debe crear la documentación, abajo se proveen plantillas para ello. También es importante añadir la nueva alianza en Internal:Alianzas estratégicas.
Difusión de la nueva alianza
Finalizado todo, toca difundir. Si tienes permisos en los medios de difusión, puedes realizar el mensaje. Si lo que quieres es también difundir en redes sociales crea una tarea en Phabricator para notificar al responsable de la semana.